Der Brief-Knigge

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Falsch geschriebene Namen gehören zu den peinlichsten Fehltritten in Geschäftsbriefen. Weil bis zum Briefende noch zahlreiche Fettnäpfe lauern, will Sie unser Brief-Knigge stilsicher durch Ihre Korrespondenz führen. Jeden Monat ein neuer Praxistipp. Wenn Sie nichts verpassen möchten, abonnieren Sie die kostenfreie Monats-Depesche!

Zwischen den Zeilen - Teil 1

Zeitgemäße Formulierungen finden, die Korrespondenz von Floskeln befreien: Das sind die häufigsten Erwartungen, die uns Seminarteilnehmer nennen. Weil aus wohlfeilen Worten allein noch kein guter Geschäftsbrief entsteht, geht es in unseren Korrespondenz-Seminaren vor allem um die Wirkung. Jeder Brief wirkt auf zwei Ebenen, wie ein Modell aus der Kommunikationspsychologie verrät:

Nach dem Eisberg-Modell drücken wir nur einen Bruchteil unserer Botschaften in Worten aus, nämlich die Spitze des Eisbergs. Der größte Teil bleibt für uns unter der „Wasseroberfläche“ verborgen. Während die Spitze die Sachebene versinnbildlicht (Zahlen, Daten, Fakten), bewegen wir uns „unter Wasser“ auf der Beziehungsebene. Das macht die Kommunikation so schwer, weil wir die Einstellungen, Normen und Emotionen unseres Gegenübers nicht erfassen können. Noch nicht einmal dann, wenn wir unseren Korrespondenz-Partner zu kennen glauben.

Die Spitze des Eisbergs verkörpert also die Worte. Im Gespräch nennen wir das verbale Kommunikation. „Unter Wasser“ bricht sich das Nonverbale Bahn - die Körpersprache. Übertragen auf die schriftliche Kommunikation, spiegelt sich das Nonverbale dort „zwischen den Zeilen“.

Damit haben wir so manche Schwierigkeit, weil es einfacher ist, über eine Sache zu schreiben als ein Empfinden in Worte zu fassen. Erschwerend wirkt die Tatsache, dass wir die „Unterwasserwelt“ unseres Korrespondenz-Partners in der Regel nicht kennen. Deshalb gibt es nur eine Chance, unsere Korrespondenz gelingen zu lassen: eine respektvolle, wertschätzende Haltung zu entwickeln. Erst dann ist eine Begegnung auf Augenhöhe möglich.

In unserem Basisseminar zum Geschäftsbrief fragen wir regelmäßig, was aus Sicht der Teilnehmer wichtiger für einen guten Brief ist: die Haltung, das Handwerk oder Talent? Die meisten sind sich einig darin, dass es vor allem die Haltung sei, die einen Geschäftsbrief gelingen oder missraten lässt.

Ist diese Erkenntnis nicht ebenso naheliegend wie beruhigend? Wenn wir wissen, dass es auf unsere Einstellung dem Korrespondenz-Partner und seiner Sache gegenüber ankommt, fließen die richtigen Worte automatisch aus uns heraus. Dann vermögen wir es selbst bei negativen Botschaften, ein grundsätzliches Wohlwollen zu vermitteln. (siehe Praxistipp)

In der nächsten Ausgabe des Brief-Knigge betrachten wir die Wirkung einer E-Mail am praktischen Beispiel.

Praxistipp: Feilen Sie nicht an Formulierungen, sondern zuerst an Ihrer Haltung. Das geht nur, wenn Sie sich für Ihren Korrespondenz-Partner oder das Thema interessieren. Suchen Sie sich eine Facette seiner Persönlichkeit, die Sie mögen oder einen Aspekt der Sache selbst, den Sie spannend finden.

 
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Charakterstudie Brief

„Nicht mit Unrecht behaupten viele, nach dem Inhalte, der Abfassung und dem Aeußern seiner Briefe könne man einen Menschen recht wohl beurtheilen.“ (Aus „Der Umgang in und mit der Gesellschaft“ von 1881)

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