Der Brief-Knigge

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Falsch geschriebene Namen gehören zu den peinlichsten Fehltritten in Geschäftsbriefen. Weil bis zum Briefende noch zahlreiche Fettnäpfe lauern, will Sie unser Brief-Knigge stilsicher durch Ihre Korrespondenz führen. Jeden Monat ein neuer Praxistipp. Wenn Sie nichts verpassen möchten, abonnieren Sie die kostenfreie Monats-Depesche!

E-Mail-Flut stoppen

Das Pareto-Prinzip gilt auch für die Korrespondenz: Nur 20 Prozent aller E-Mails sind es wert, beachtet zu werden, wie Unternehmensberater herausgefunden haben. Demnach sparen wir zwischen fünf und 20 Arbeitsstunden pro Woche, wenn wir uns auf die wichtigen E-Mails konzentrieren.

Intern bedarf es dafür einer klaren Anweisung, zum Bespiel einer E-Mail-Strategie, die unnötige E-Mails verhindert. Missverständnisse und Doppelarbeit – typisch bei ausuferndem E-Mail-Kontakt – lassen sich auf diese Weise im Zaum halten. So gewinnen wir mehr Zeit für das Wesentliche, was unsere mentale Leistungsfähigkeit beflügelt.

So könnten die Regeln im Umgang mit E-Mails lauten:

  1. Verzichten Sie auf Lese- und Empfangsbestätigungen.
  2. Schicken Sie E-Mails nur an den/die zuständigen Personen. Klären Sie die Zuständigkeit im Zweifel telefonisch.
  3. Unterlassen Sie CC-Mails, die der bloßen Kenntnisnahme dienen.
  4. Besprechen Sie Heikles und Eiliges persönlich oder am Telefon.
  5. Organisieren Sie Ihr Postfach so, dass Sie auf einen Blick zwischen arbeitsrelevanten E-Mails und Hintergrundinformationen, etwa aus Newslettern, unterscheiden können.
  6. Melden Sie sich von nicht bestellten und irrelevanten Newslettern ab.
  7. Prüfen Sie interne E-Mail-Verteiler kritisch. Lassen Sie sich aus allen streichen, die Ihrer Kernaufgabe nicht dienen.
Formulierungsvorschlag für eine E-Mail an die Belegschaft:

Hallo zusammen,

im Dezember hat der Vorstand die Leitsterne in den Himmel unserer Bank gehängt. Die Richtung ist klar; die Aufgaben sind es auch. Nun geht es darum, uns vom Ballast zu befreien, der den Blick nach vorn vernebelt.

Zu oft passiert das durch E-Mails. Damit uns mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben bleibt, haben wir sieben Regeln für den Umgang mit E-Mails definiert. Diese gelten ab sofort. Bitte achten Sie auf den Anhang.

Haben Sie technische Fragen? Dann helfen Ihnen die Kollegen in der IT gerne weiter.

Einen klaren Blick und gutes Gelingen für 2018 wünscht
Ihr Kommunikationsteam

 
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Charakterstudie Brief

„Nicht mit Unrecht behaupten viele, nach dem Inhalte, der Abfassung und dem Aeußern seiner Briefe könne man einen Menschen recht wohl beurtheilen.“ (Aus „Der Umgang in und mit der Gesellschaft“ von 1881)

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