Der Brief-Knigge

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Falsch geschriebene Namen gehören zu den peinlichsten Fehltritten in Geschäftsbriefen. Weil bis zum Briefende noch zahlreiche Fettnäpfe lauern, will Sie unser Brief-Knigge stilsicher durch Ihre Korrespondenz führen. Jeden Monat ein neuer Praxistipp. Wenn Sie nichts verpassen möchten, abonnieren Sie die kostenfreie Monats-Depesche!

DIN 5008: Formvorschriften für E-Mails

Ein Geschäftsbrief lässt sich auf Papier drucken oder per E-Mail verschicken. Auch eine SMS ist denkbar, wenn es dem Absender gelingt, die Essenz der Nachricht auf zwei bis drei Sätze einzudampfen. So verstanden, verkörpert der Geschäftsbrief nicht das Medium, sondern den Inhalt.

Bestandteil des Inhalts sind - neben Sprache und Wirkung - die Formalien. Diese sind in den DIN 5008 geregelt. Die DIN-Normen für die Geschäftskorrespondenz schließen das Medium E-Mail ein. Wir haben also keinen Grund, die Regeln des guten Umgangs in der E-Mail zu vernachlässigen. Auf diese Weise würden wir einen flapsigen Eindruck hinterlassen, eine Oberflächlichkeit vermitteln, die viele Geschäftspartner als störend empfinden, sie gar an unserer Kompetenz zweifeln lassen.

Ergo: Wollen wir im Geschäftsleben ernstgenommen werden, kommen wir nicht umhin, einige Mindeststandards für eine angemessene Kommunikation per E-Mail zu beherzigen:

  1. Großschreibung
    Eine durchgängige Kleinschreibung gibt es in der deutschen Sprache nicht. Es wirkt stillos, wenn wir die Rechtschreibung so offenkundig missachten. Achten Sie deshalb genauso sorgfältig auf die Unterschiede zwischen Groß- und Kleinschreibung.
  2. Betreff
    Ein aussagekräftiger Betreff ist in der E-Mail fast noch wichtiger als im Papierbrief. Denn neben der Mailadresse des Absenders haben wir nur diese Information, anhand der wir automatisch zwei Fragen stellen, die jeweils zwei Schubladen öffnen: Bekannt oder unbekannt? Seriös oder Spam?
  3. Anrede
    Eine fehlende Anrede gilt als unhöflich - auch in der E-Mail. Doch darf sie ungezwungener sein, mit einem „Hallo“ oder „Liebe" beginnen, wenn diese Nähe wirklich da ist. Verzichten Sie nur dann auf die Anrede, wenn Sie Ihrem Korrespondenzpartner schon mehrfach an diesem Tag geschrieben haben.
  4. Grußformel
    Auf die Grußformel zu verzichten oder diese abzukürzen (MfG, LG…) wäre ein Fauxpas. Die E-Mail bietet an dieser Stelle sogar mehr Individualität als der Papierbrief. Grüßen Sie so, wie es Ihnen beim Schreiben in den Sinn kommt. Wissen Sie zum Beispiel, dass Ihr Korrespondenzpartner bald in Skiurlaub fährt, verabschieden Sie ihn mit „Ski Heil!“
  5. Kommas
    Dem Medium E-Mail lässt sich kaum anlasten, dass sich nur wenige Muttersprachler sicher in der Zeichensetzung fühlen. Doch fällt es hier am stärksten auf. Dabei bedienen Kommas keinen Selbstzweck. Sie strukturieren den Text und erleichtern damit den Lesefluss. Mitunter können fehlende Kommas sogar den Sinn entstellen.
  6. Absätze
    Nach der DIN-Norm ist der Haupttext in Absätze zu unterteilen, die jeweils durch eine Leerzeile getrennt werden. Stattdessen sieht man in vielen E-Mails nur noch einfache Zeilenumbrüche, sodass die einzelnen Absätze aneinanderkleben. Der Text wirkt damit unübersichtlich, so dass der Empfänger die Lust am Lesen schneller verliert.
  7. Zahlen
    Neben dem Umgang mit Hervorhebungen und Abkürzungen regeln die DIN 5008 die Struktur von Zahlenfolgen. Besonders bei der Telefonnummer herrscht Unsicherheit, wie die Praxis zeigt. DIN-gerecht ist eine Telefonnummer dargestellt, wenn zwischen Vorwahl und Rufnummer lediglich ein Leerzeichen steht – weder Schrägstrich noch Bindestrich. Letzterer kommt nur zum Einsatz, wenn es sich um eine Durchwahlnummer handelt, zum Beispiel so: 030 4711-4712.
 

 
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Charakterstudie Brief

„Nicht mit Unrecht behaupten viele, nach dem Inhalte, der Abfassung und dem Aeußern seiner Briefe könne man einen Menschen recht wohl beurtheilen.“ (Aus „Der Umgang in und mit der Gesellschaft“ von 1881)

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